Artiklar

AI för inköpare börjar i Excel.

Inköparna på Nelson Garden har redan valutor, prisindex och kostnader i Excel. Därför lärde vi dem Copilot där, på siffror de känner igen.

Norrminds,

Två timmar, två delar.

Kursen var två timmar på distans. Först övade alla i Copilot i Excel, var och en på sin egen dator. Sedan byggde de ett underlag till sälj i grupper, en per kategori.

Deltagare
Kategori- och inköpsteamet på Nelson Garden.
Förkunskaper
Ett Microsoft 365 Copilot-konto och Excel på datorn.
Övningsfil
Växelkurser och prisindex två år bakåt, och vad det kostar att göra en fröpåse.
Kurssida
Alla övningar och prompter på en egen sida. Kursledaren såg hur långt var och en hade kommit.

Åtta övningar i Copilot i Excel.

Copilot ändrar direkt i arket. Efter varje ändring trycker du Done för att behålla den eller Undo för att ångra. Varje övning har en lista över vad du ska titta efter innan du trycker Done.

  1. 1

    Öppna Copilot

    Fråga vad arbetsboken innehåller. Copilot ska beskriva båda flikarna.

  2. 2

    Färglägg euron

    Ju högre EUR/SEK, desto rödare. Då syns på en sekund när euron var dyr.

  3. 3

    Alla valutor

    Samma färger på alla valutor, med en egen skala per kolumn.

  4. 4

    Norska kronan

    Nya kolumner med valutorna mot norska kronor. Det ska vara formler, inte tal.

  5. 5

    Hämta från webben

    Inflationen enligt KPIF. Följdfrågan är var siffrorna kommer ifrån.

  6. 6

    Linjediagram

    Alla valutor i ett diagram, omräknade så att första månaden är 100.

  7. 7

    Vattenfall

    Hur priset på fröpåsen går från gammalt till nytt, kostnad för kostnad.

  8. 8

    Eget diagram

    Du väljer själv vad som ska visas. Copilot kan föreslå tre idéer först.

Titta på arket, inte på chatten.

Copilot svarar alltid lika säkert, även när resultatet är fel. Därför tittar du på vad som har hänt i arket innan du tror på texten i chatten.

Två fel är vanliga. När alla valutor ska färgläggas gör Copilot ibland en enda skala för alla kolumner. Euron ligger runt 11 kronor och blir röd. Norska kronan ligger runt 1 krona och blir vit. I vattenfallsdiagrammet kan y-axeln börja på noll, och då blir prisökningen tunna streck.

Båda rättas i nästa prompt. Tryck Undo och säg vad som är fel, med siffror. En skala per kolumn. Y-axeln ska börja nära startpriset. Då brukar Copilot klara det i nästa försök.

Ett underlag till sälj.

I den andra delen designade grupperna det sälj behöver när priset går upp. Vi började med resultatet och tog datan sist.

Uppdraget
Materialet sälj klistrar in i mail och presentationer. Varför förändras priset, vad har vi gjort för att begränsa ökningen och vad blir det i kronor och procent?
Rutorna
Gruppen bestämde först, utan Copilot, vilka rutor sälj behöver. En ruta, en sak.
Skissen
Copilot byggde en ruta i taget och fyllde den med påhittade, rimliga siffror. Annars blir rutan tom, och ingen ser vad den designar.
Visa
Varje grupp visade sitt material för de andra.
Datafliken
Sist byggde Copilot en flik med en rad per siffra i skissen. Bara strukturen.

Automatisera inköp börjar med källan.

För att automatisera inköp behöver ni veta var varje siffra kommer ifrån. Därför slutade kursen med datafliken.

På varje rad står en siffra från skissen och det gruppen behöver veta för att ta fram den nästa gång. Vet de redan var siffran finns, skriver de källan.

Då syns vad som kan hämtas av sig självt. Inflationen hämtade Copilot från SCB redan i övningarna. Priser och kostnader finns ofta i affärssystemet och kan hämtas därifrån i stället för att klistras in. Det som bygger på en bedömning, som vad ni har förhandlat bort, skriver inköparen själv.

Hur AI kan hämta siffror ur affärssystemet med användarens egna behörigheter skriver vi om i artikeln om MCP.

Frågor om AI för inköpare.

Vad kan AI göra för en inköpare?

Mycket av det som tar tid i Excel. Copilot färglägger, lägger till kolumner med formler, hämtar siffror från webben och ritar diagram när du ber om det på vanlig svenska. Du behöver inte kunna formlerna själv. Du behöver kunna se om resultatet stämmer.

Vad behövs för att komma igång?

Ett Microsoft 365 Copilot-konto och Excel på datorn. Kursen tar två timmar och går på distans.

Måste vi använda riktiga siffror?

Inte för att lära er. Övningarna går på en färdig arbetsbok, och när grupperna skissar ber de Copilot om påhittade siffror. De riktiga siffrorna kommer när skissen är klar.

Kan Copilot göra fel?

Ja. Därför är kontrollen en del av varje övning. Titta på arket och diagrammet, inte bara på texten i chatten, och säg vad som är fel med siffror.

Efter kursen.

Skisserna går vi igenom efter passet. Datafliken visar vilka siffror som behövs och var de finns, och där börjar nästa steg.

Mer om AI-workshop och Copilot

Prata med Mathias.

Mathias Arvidsson
Mathias Arvidsson Medgrundare och VD